Slik bygger du en sjekkliste til prøven, steg for steg

En sjekkliste blir bare brukt hvis den er kort nok til å leses mens folk faktisk jobber. Derfor starter jeg aldri med å skrive ned alt jeg kan komme på. Jeg starter med å spørre hva som sist stoppet en prøve. Det er ofte små ting: et batteri som ikke var ladet, en mikrofon som sto på feil kanal, en gjest som ikke visste hvor hun skulle sitte.

Skriv ned fem til ti slike hendelser, helst fra egne erfaringer eller fra øvelsene i kurset. Sorter dem etter når de oppdages: før teamet kommer, under oppsett, under selve prøven. Da får du en naturlig rekkefølge uten at du må tenke på layout. Listen din skal følge den rekkefølgen arbeidet faktisk går i, ikke en teoretisk inndeling du har lest et sted.

Jeg bruker tre faser: før prøven, under prøven og etter prøven. Under hver fase står bare handlinger som kan krysses av. «Sjekk lyd» er for vagt. «Si en setning i hver mikrofon og se nivået på mikseren» kan gjøres, og kan bekreftes av en annen enn deg.

Før prøven handler om utstyr og rom: kamera plassert etter notatene, lys slått på, kabler teipet ned, lagringskort tomme. Under prøven handler om kuer og timing: følger operatørene bevegelseskuene, kommer skiftene mellom kameraer på riktig sted. Etter prøven samler du det som må endres, slik at neste versjon av dokumentene bygger på det dere så, ikke på det dere husker.

• Før: utstyr, rom, plassering
• Under: kuer, timing, kommunikasjon
• Etter: notater, endringer, neste steg

Hvert punkt bør begynne med et verb og peke på noe som kan observeres. «Kamera 2 står på merket og har fri sikt til gjesten» sier hva som skal være sant, og hvem som helst kan se om det stemmer. Unngå ord som «klart» og «ok» alene, for de betyr forskjellige ting for forskjellige personer.

Legg gjerne til et navn eller en rolle bak punktet, slik at ansvaret er tydelig. På små team er dette ofte én person med flere hatter, men det hjelper likevel å se hvilken hatt som gjelder akkurat nå. Hold deg til én linje per punkt. Trenger et punkt en forklaring, er det som regel to punkter som er slått sammen, og da deler du det.

Den første versjonen er et utkast. La noen som ikke har skrevet listen bruke den under en prøve, og legg merke til hvor de nøler. Et sted der de stopper og spør, mangler ofte et punkt eller bruker et uklart ord. Skriv ikke om underveis. Noter, og ta rettelsene etterpå.

Når prøven er over, gå gjennom listen sammen og stryk det som ikke ble brukt. En liste som vokser for hver prøve ender som en bunke ingen leser. Jeg prøver å holde hver fase på under tolv punkter. Dukker det opp noe nytt, må noe gammelt ut eller slås sammen med et annet, ellers mister listen sin viktigste egenskap: at den går an å følge i tempo.

Et intervju og et live-show trenger ikke samme liste. Ved intervjuer ligger tyngden på stillhet, lyd og at gjesten er komfortabel: stol, avstand, vann, et kjent første spørsmål. Ved live-show handler mer om kuer, skifter og kommunikasjon mellom operatørene, og om hva som skjer hvis noe svikter midt i sendingen.

Lag derfor en felles kjerne med det som gjelder alle opptak, og legg et eget tillegg på toppen for hver type. Kjernen kan gjenbrukes uendret. Tillegget skriver du på nytt hver gang, basert på manus, opptaksliste og kamerapositioner. Slik slipper du å starte fra blankt ark, samtidig som listen aldri blir generisk.

En sjekkliste er et dokument som endrer seg, og da må alle vite hvilken versjon som gjelder. Gi hver utgave et nummer og en kort linje om hva som er endret. Skriv ut den nyeste og fjern gamle utskrifter fra rommet, ellers ender noen med å krysse av på en liste som er ute av dato.

Etter hvert opptak setter jeg meg ned i ti minutter og går gjennom notatene fra prøven. Noen punkter flyttes, noen strykes, og et par nye kommer til. Det er den samme rutinen som i revisjon av andre dokumenter, bare i mindre skala. Over noen opptak blir listen merkbart bedre, fordi den bygger på hva teamet faktisk har støtt på.