Hva koster revisjon av dokumenter, og hva avgjør prisen?

Revisjon av dokumenter er den siste modulen i læreplanen, og den handler om en enkel rutine: samle tilbakemeldinger, avgjøre hva som skal inn, og oppdatere opptakslister, storyboards og kuer i tydelige versjoner. Når folk spør om hva det koster, svarer jeg alltid at prisen ikke ligger i selve skrivingen. Den ligger i hvor mye som må avklares underveis.

Et dokument som har gått gjennom to ryddige runder, hvor alle vet hvilken versjon som gjelder, tar mindre tid enn ett dokument som lever i fem kopier på fem telefoner. Derfor starter jeg med å se på hvordan dere samler innspill i dag, før vi snakker om omfang eller budsjett.

Jeg har sett små produksjonsteam bruke mer tid på å lete etter siste versjon enn på å planlegge selve opptaket. Det er der pengene og tålmodigheten renner ut, og det er akkurat det rutinen i modulen skal hindre.

Det første som påvirker prisen er hvor mange dokumenter som skal revideres. En opptaksliste alene er overkommelig. Kommer storyboard, kameraposisjoner, lysnotater og bevegelseskuer i tillegg, henger alt sammen, og en endring ett sted gir følgeendringer andre steder.

Flytter du en intervjuplassering fordi lyset fungerer dårlig, må kamerakuene justeres, storyboardet tegnes om og sjekklisten for prøven oppdateres. Jeg regner derfor ikke per side, men ut fra hvor mange avhengigheter som finnes mellom dokumentene.

To små dokumenter som er ryddig bygget opp, koster ofte mindre enn ett stort som mangler struktur. Det er greit å vite før du ber om et overslag, og jeg tar gjerne en rask kikk på materialet først, slik at overslaget bygger på det som faktisk ligger der.

• Antall dokumenter i settet
• Avhengigheter mellom dem
• Hvor ryddig utgangspunktet er

Den andre store faktoren er hvor mange runder dokumentene går gjennom. En runde betyr at alle får lese, kommentere og få svar. Med tre personer i teamet er det håndterbart. Med åtte, som alle sender innspill hver for seg, må noen sortere, prioritere og avgjøre.

Jeg anbefaler å sette en frist for hver runde og å la én person være ansvarlig for å samle kommentarene. Da slipper vi motstridende ønsker midt i arbeidet, og antall versjoner holder seg nede. Hver ekstra runde er ikke bare mer skriving, men også mer koordinering.

Mange nybegynnere tror at flere runder gir bedre dokumenter. Det stemmer bare til et punkt. Etter andre eller tredje runde er det ofte små justeringer av ordlyd som tar tid uten å gjøre opptaket tryggere.

Uavklarte spørsmål er den skjulte kostnaden. Hvis det ikke er bestemt om intervjuet skal tas i ett kamera eller to, eller om live-showet har fast rekkefølge, må vi stoppe opp og vente på svar. Hvert slikt stopp forlenger arbeidet.

Jeg ber derfor om en kort oversikt over hva som er låst og hva som fortsatt er åpent, før revisjonen begynner. Det tar ti minutter å skrive, og det sparer ofte flere timer. Er mye åpent, bygger vi inn rom for det i planen i stedet for å late som alt er avklart.

Det er ikke noe galt i å ha åpne punkt. Poenget er at dokumentet sier tydelig at de er åpne, slik at ingen på opptaksdagen leser et utkast som om det var endelig.

• Hva er låst
• Hva er fortsatt åpent
• Hvem avgjør

En enkel navnevane gjør mer enn man skulle tro. Hver versjon får et nummer og en kort linje om hva som er endret. Da kan en kameraoperatør se på et blikk om kuene for panorering er de samme som sist, eller om noe er flyttet.

Dette er en del av det du øver på i modulen, og det er også noe som holder prisen nede. Uten versjonering må jeg bruke tid på å finne ut hva som er nytt. Med den ligger svaret i dokumentet.

Jeg bruker selv en liten endringslogg øverst på første side. Den er sjelden lengre enn fem linjer, men den gjør at hele teamet kan stole på at de leser siste utgave, også dagen før en prøve når alle har det travelt.

Du styrer mye av prisen selv, før revisjonen starter. Samle alt materiale på ett sted, utnevn én som mottar tilbakemeldinger, og avtal hvor mange runder dere regner med. Si fra tidlig om fristen for prøven, slik at vi planlegger bakover fra den.

Spør også om det du faktisk trenger. Noen team trenger full revisjon av alle dokumenter, andre bare en gjennomgang av kamerakuene før en prøve. Et avgrenset oppdrag er billigere og ofte like nyttig.

Er du usikker på omfanget, kan du beskrive prosjektet i kontaktskjemaet, så svarer jeg med en vurdering av hva som er rimelig å regne med. Du får se hva som driver prisen, før du bestemmer deg for noe.

• Samle materialet på ett sted
• Én person samler innspill
• Avtal antall runder på forhånd
• Si fra om fristen for prøven